Guide de référence de la messagerie vocale

Le service de messagerie vocale Cloudli répond à vos appels lorsque vous n‘êtes pas en mesure de le faire et enregistre les messages pour une écoute ultérieure.

En outre, le système de messagerie vocale Cloudli peut :

• Vous avertir en cas de nouveaux messages;
• Transcrire vos messages vocaux et envoyer à la fois la transcription et l’enregistrement sonore par
  courriel;
• Vous permettre d‘enregistrer un message d‘accueil temporaire et de fixer une date d‘échéance;
• Vous permettre de récupérer vos messages par téléphone et d’y avoir accès à partir de tout autre
  téléphone;
• Recevoir des télécopies et les transmettre par courriel en pièce jointe au format PDF (des frais par page peuvent s‘appliquer).

La partie restante du présent document fournit des détails supplémentaires et servira de référence utile
portant sur diverses caractéristiques et fonctionnalités du service de messagerie vocale de Cloudli.

Envoi de mes messages par courrier électronique

Lorsque cette fonctionnalité est activée sur votre compte utilisateur par l’entremise du portail, une copie de chaque message sera envoyée à l‘adresse électronique fournie. Chaque courriel contient le message reçu en pièce jointe. Les messages vocaux sont transmis sous forme de fichiers audio que vous pouvez écouter à votre convenance. Les messages par télécopie sont transmis en pièces jointes au format PDF. Comme tous les courriers électroniques, ces messages peuvent être enregistrés, organisés ou supprimés de façon permanente.

Transcription des messages vocaux

Outre le transfert de messages vocaux vers votre adresse de courriel, le service de messagerie vocale Cloudli vous permet également de demander une transcription de vos messages vocaux. Cette transcription, si demandée, sera visible dans le corps du courriel.

Indicateur de message en attente

Lorsque vous recevez un nouveau message, le système envoie une indication de message en attente à votre téléphone. L’indication peut être sous forme visuelle (soit un signal lumineux ou fixe ou un message sur l‘écran du téléphone) ou un signal sonore (une tonalité saccadée par exemple), selon le type d’appareil que vous utilisez.

Vous pouvez désactiver l’indicateur à partir du menu de messagerie sur votre compte utilisateur par
l’entremise de portail en ligne.

Message d’accueil temporaire et date d’échéance

Le service de messagerie vocale Cloudli vous permet d’enregistrer un message d’accueil temporaire en plus de votre message d’accueil par défaut. Ce message d’accueil temporaire remplacera votre message d’accueil par défaut jusqu‘à ce qu’il soit désactivé. Vous pouvez modifier votre message d’accueil temporaire en tout temps ou vous pouvez simplement le désactiver ou le réactiver aussi souvent que vous le souhaitez. Vous pouvez également fixer une date d’échéance pour le désactiver automatiquement.

Remarque : La gestion des messages d’accueil se fait par l’intermédiaire de l’interface utilisateur du
téléphone.

Accès à votre boîte vocale 

Vous pouvez accéder à votre boîte vocale à partir de votre ligne Cloudli ou de tout autre téléphone à clavier.

Initialisation de votre boîte vocale

La première fois que vous accédez à votre boîte vocale, le système vous demandera votre mot de passe
temporaire et vous guidera dans la configuration initiale de votre messagerie électronique.

Remarque : Le mot de passe temporaire d’une nouvelle boîte vocale est 12345.

La configuration initiale d’une nouvelle boîte vocale consiste à choisir un nouveau mot de passe et à
enregistrer votre nom et votre message d’accueil.

Quelques conseils

(1) Pour des raisons de sécurité, il est recommandé de changer le mot de passe existant à un nouveau mot de passe que vous seul connaissez. Choisissez une séquence de 4 à 10 chiffres qui ne peuvent être facilement devinés.

(2) Le nom sert à identifier le titulaire de la boîte vocale aux appelants. Nous vous recommandons d’utiliser vos prénom et nom.

(3) Tout appelant qui est redirigé vers votre boîte vocale entend votre message d’accueil personnel. Si vous choisissez d’enregistrer un message d’accueil, assurez-vous de parler clairement, de vous identifier et d’ajouter un bref message, tel que le suivant :

• « Bonjour, ici Suzanne Tremblay. Vous avez rejoint mon service de messagerie vocale.
  Veuillez laisser un message après la tonalité. Merci ».

Cette procédure d’initialisation sera effectuée une fois, lors du premier appel à votre boîte vocale.

Le système vous guidera, comme expliqué ci-dessous :

Une fois la personnalisation terminée, le système vous indiquera si vous avez des messages dans votre boîte vocale.

Interface utilisateur au téléphone

En général, appuyer sur la touche étoile (*) à partir du sous-menu permet d’annuler la fonction actuelle et de revenir au menu précédent.

Appuyer sur l‘étoile (*) à partir du menu principal équivaut à raccrocher.
Assurez-vous de ne pas appuyer trop de fois sur l’étoile pour revenir au menu principal.

Une autre règle générale est que la touche (#) est traitée comme une touche de terminaison. En général, il suffit d’appuyer sur cette touche après avoir composé un numéro ou après avoir enregistré un message pour indiquer que vous avez terminé.

La plupart des options de menu sont présentées dans l’interface utilisateur sous la forme d’un message guide. Dans certains menus, trop d’options sont disponibles, donc certaines ne seront pas énumérées, mais on vous indiquera d’appuyer sur le zéro « 0 » pour plus d’options. Dans ce cas, en appuyant sur le 0, les options manquantes seront énumérées. Veuillez noter que même si une option n’est pas mentionnée dans le message guide, elle est disponible sans avoir à appuyer sur le 0 en premier.

Le schéma suivant illustre le schéma de navigation complet de l’interface utilisateur:

Pour retrouver un message supprimé

Avant de raccrocher, vous pouvez retrouver un message que vous avez supprimé au cours de cette session, car le système n’efface les messages qu’après que vous ayez raccroché.

Avant de raccrocher, veuillez suivre les étapes suivantes :

Suppression automatique des messages

Le système conserve vos messages nouveaux et sauvegardés pendant 30 jours. Après 30 jours, votre message sera automatiquement supprimé. Pour conserver un message plus de 30 jours, vous devez l’écouter à nouveau et le sauvegarder.

Message d’accueil temporaire

Le service de messagerie vocale Cloudli vous permet d’enregistrer un message d’accueil temporaire qui sera entendu par vos appelants au lieu de votre message d’accueil par défaut.

L’enregistrement d’un message temporaire ne changera pas votre message d’accueil par défaut. En fait, vous enregistrez un deuxième message qui sera utilisé de façon temporaire.

Lorsque vous enregistrez un message d’accueil temporaire, vous pouvez lui assigner une date d’échéance. Si vous n’assignez pas de date d’échéance, vous devrez le désactiver manuellement pour retourner à votre message d‘accueil par défaut.

L’attribution d’une date d‘échéance est recommandée chaque fois que vous mentionnez une date de retour dans le message d’accueil, dans l’éventualité où vous seriez de retour et auriez oublié de le désactiver. À titre d’exemple, votre message d’accueil peut ressembler à ce qui suit.

• « Bonjour, ici Suzanne Tremblay. Je suis présentement en vacances et serai de retour le
  1er novembre. Merci ».

Dans l’exemple ci-dessus, en supposant que votre journée de travail commence à 9 h 00, vous assignerez une date d’échéance comme suit : « mois =11, jour =01, heure = 08, minutes = 59 » (c.-à-d. 1
er novembre à 08 h 59).

Options de l'appelant

Lorsqu’un appelant atteint votre boîte vocale, les options disponibles lors de l’écoute de votre message
d’accueil sont les suivantes :

• # pour sauter le message d’accueil et commencer l’enregistrement
• * pour atteindre votre boîte vocale
• 0 pour joindre un opérateur s’il a été défini (comptes de téléphone d’affaires uniquement)